martes, 29 de abril de 2014

Google Drive y sus ventajas

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube, tiene competencia de otros servicios como OneDrive de Microsoft, Box, Dropbox entre otros, pero sus características lo hace un servicio atractivo para la mayoría de usuarios.



Lo primero y que lo hace tan importante es su seguridad, para acceder a la cuenta de Google, está implementado el servicio de verificación en 2 pasos, lo que hace imposible que alguien que sepa la cuenta y la clave, pueda ingresar al servicio pues requiere de un código adicional para poder iniciar sesión.  En este post explico con más detalle que es y cómo se configura.

Lo segundo, es que si se usan ciertas opciones, la información almacenada en esta nube no consume espacio, esto aplica para fotos, videos, documentos de Word, Excel y Power Point que es lo que emplea la mayoría de usuarios.

Lo tercero es la forma de compartir la información y la colaboración.

En este post explicaré cada una de las ventajas.



Ante todo la seguridad
Lo mas importante de una nube, es la seguridad de la cuenta y la seguridad de la información ahí almacenada, garantizar que sólo el dueño de la cuenta tiene acceso.

Eso es uno de los pilares de la cuenta de Google e incluso está en su política de privacidad 

La verificación en 2 pasos es algo muy importante que tiene Goolge, y si quieres usar Drive, debería ser lo primero que habilites.  Si aún no has configurado en tu cuenta, te recomiendo seguir este post.


Servicios que comparten espacio
Google Drive no tiene un espacio único para él, el espacio que asigna Google a la cuenta es compartido con otros servicios como son Gmail, Google Drive y Google+ Fotos, es muy importante que lo tengas en cuenta y te evites sorpresas.


El espacio total asignado es 15Gb pero puedes adquirir hasta 1Tb adicional


Archivos que no ocupan espacio de almacenamiento en la nube
En la imagen anterior está, pero vale la pena una sección independiente para aclarar que no todos los archivos que tengas en Google Drive ocuparán espacio.

En Google Drive puedes crear documentos nativos similares a Word, Excel y Power Point, estos archivos no te ocuparán espacio.

Igualmente, si subes documentos de Word, Excel y Power Point y los conviertes al formato nativo de Google Drive, estos dejarán de consumir espacio.

Ejemplo subida de archivo


Procedimiento para convertir un archivo al formato de Google Drive


Si quieres ahorrar más espacio, no te recomiendo que subas fotos y videos a Google Drive, en vez de eso, te recomiendo que los subas a Google+, los puedes subir sincronizando desde el teléfono o tablet usando la aplicación de Google+ y habilitando la copia de seguridad o desde el PC usando Picasa.

Con este último, puedes subir de forma automática el backup de fotos usando la sincronización de Google+ o de forma manual, habilitando la opción de sincronización en cada álbum.  Yo prefiero esta última opción.

Cuando usas una de las opciones anteriores, puedes escoger cómo subes las imágenes, si en tamaño Completo o tamaño Estándar.  La primera opción consume espacio de tu cuenta de Google y la segunda no consume espacio.

Igualmente sucede con los videos, si la resolución es Full HD o inferior y su duración es de 15 minutos o menos, no consumirán espacio.

Para más detalle consulta la parte final de este link https://support.google.com/plus/answer/1647509?hl=es-419


Seguro que si usas las opciones anteriores, te ahorrarás una gran cantidad de espacio en Google Drive y podrás subir y subir como si tuvieras tamaño ilimitado.


Compartir tus archivos
Finalmente, al tener tus archivos en Google Drive, estos los podrás compartir con otras personas.

Puedes compartir públicamente tus archivos, compartirlo de manera privada sólo a quien tenga la URL o a personas específicas (deben tener cuenta de Google), si usas Google+ lo puedes compartir con círculos o personas específicas de Google+.

También les puedes establecer el nivel de acceso al archivo, si es de sólo lectura, para hacer comentarios o para editarlo.

Puedes compartir también directorios con las mismas opciones y los archivos que estén dentro de ese directorio heredarán los mismos permisos.

Si los archivos son formatos nativos de Google Drive (Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones) y los compartes en forma de edición, verás que todos los que tengan acceso lo podrán editar de forma simultánea y de manera colaborativa, es decir, todos podrán actualizar el archivo y todos ver los cambios de todos reflejados de forma simultánea.  La edición se puede hacer por la Web o desde cualquier dispositivo movil o tablet con Android o iOs.

Esto último lo recomiendo probar, es lo mejor que tiene esta nube.

Al final, los documentos terminados en formato nativo se pueden exportar en formato de Office (Word, Excel o Power Point) o mejor aún, en formato PDF.