martes, 29 de abril de 2014

Por que usar el almacenamiento en la nube?, que servicio me recomienda?

El título de este post, contiene las dos preguntas que más me hacen sobre el almacenamiento en la nube.  Si bien muchos ya hablamos de la nube, de almacenar la información en la nube y acceder a la nube, muchos usuarios no saben que es eso, les genera desconfianza y no saben que servicio emplear.



En este post explicaré con detalle en que consiste y que servicios se pueden usar.



¿Por que usar el almacenamiento en la nube?
La respuesta es sencilla, al guardar la información en Internet y tenerla disponible en línea, permite que esta pueda ser accedida en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Tener la información en la nube, no significa perder el control de esta, no significa subirla a la nube y dejarla de tener en el PC, Tablet o Móvil, sino de mantenerla sincronizada entre los diferentes dispositivos y si es el caso, poderla acceder sin conexión a Internet.

Mi recomendación es usar los clientes de servicios en la nube y mantener la información sincronizada.

Para mi caso personal, en el PC y en el Portátil sincronizo ciertos contenidos y con ciertas nubes, usando unas reglas que explicaré más abajo.

En el tablet y en el móvil tengo acceso a esta información, pero no la sincronizo, sino que para accederla debo tener conexión a Internet.  Más adelante explico unas reglas para que me entiendan mejor la razón.


¿Es seguro subir y guardar mi información en la nube?
La nube es segura, pero eso depende también de uno mismo, pues si la contraseña es débil o se comparte la clave con otros servicios o se le da a otras personas, esta pierde su seguridad.

Lo más importante al tener un servicio en la nube, es garantizar que la contraseña es fuerte, ojalá no usada en otros servicios y si el servicio lo permite, habilitar la autenticación de 2 pasos que más adelante explicando los servicios entraré en detalle.

No todo puede ser subido a la nube, material confidencial, clasificado, top secret, o fotos de la pareja o de uno desnudo no deberían ir a la nube.  Incluso, me atrevería a decir que este tipo de materiales no debería estar en ningún dispositivo electrónico, bien sea PC, laptop, tablet o móvil (u otro similar), pues cuando se manejan este tipo de archivos, habrá grupos o personas que desearán tener esta información y harán lo posible por accederla así esté en un PC sin conexión a Internet.

Use el sentido común, los usuarios normales manejamos información normal, casi toda esta información es para nosotros, y si la tenemos en la nube también será para nosotros.

Si es información delicada, como información de ingresos, pagos, documentos de escrituras, cédulas o documentos personales escaneados, etc, seguro la tendrá guardada en un PC y no la cargará en un portátil o mucho menos en un móvil o tablet (que si se pierden o son robados, dejará esta información en manos de quien tenga el dispositivo).  Pero igual está corriendo el riesgo y si su PC es robado, esta información quedará en manos del delincuente.


Estoy de acuerdo y conozco los riesgos, mi información la quiero en la nube, ¿que puedo subir a la nube?
En la nube usted puede subir cualquier tipo de archivos, documentos de office, PDF, imagenes, videos, música, archivos comrpimidos, extensiones propietarias, etc, lo que usted quiera puede ser subido a la nube.


¿Que servicios de nube existen y que sean gratis?
Realmente, hay más de 20 servicios disponibles, solo mencionaré los que son más conocidos y que me generan más confianza
  • Box
    • Ofrece 10Gb gratis (a veces hay forma de aumentarlo a 50Gb usando cliente de iOs o Android)
    • Tiene cliente para diferentes dispositivos
    • Ofrece autenticación de 2 pasos con envío de código al móvil por SMS
  • Dropbox
    • Sólo ofrece 2Gb de almacenamient
    • Tiene cliente para diferentes dispositivos
  • Google Drive
    • Ofrece 15Gb de almacenamiento compartido con Gmail y Google+ Fotos
    • Tiene cliente para diferentes dispositivos
    • Ofrece autenticación de 2 pasos
  • Mega
    • Ofrece 50Gb de almacenamiento
  • Microsoft OneDrive
    • Ofrece 7Gb de almacenamiento y si en el móvil se habilita la sincronización de fotos da otros 3Gb para un total de 10Gb
    • Viene integrado en Windows 8 y tiene cliente para otros dispositivos


¿Que servicio de almacenamiento en la nube me recomienda usar?
La verdad no recomiendo ningún servicio en específico, antes recomiendo diferentes servicios y usar cada uno dependiendo de sus características.

Yo por ejemplo, sólo uso 3 nubes, Box, OneDrive y Google Drive, tengo cuenta en otras nubes, pero sólo con estas me basta y no necesito nada más.


Reglas que aplico para usar cada nube

La regla que uso es sencilla y me ayuda a determinar dónde guardo cada archivo, dependiendo de su formato y del uso que le voy a dar y aprovechando las ventajas que me ofrece cada nube.

  1. Sincronización de archivos de Office
    1. Si el archivo es de Word, Power Point o Excel y puedo manipularlo fácilmente desde Google Drive, lo subo a esa nube y lo convierto al formato nativo de Google Drive.  Con esto, el archivo no me consume espacio en esa nube.  Esto me habilita muchas funciones que explico en este post.
    2. Si el archivo no lo puedo convertir a formato de Google Drive, por ejemplo por que es un Excel con tablas dinámicas o un PowerPoint que al convertirlo pierde animaciones, daña la disposición del texto o pierde las imagenes, lo dejo en el formato nativo y lo subo a OneDrive.  Pues entrando a la Web de OneDrive puedo manipular estos archivos con Office en la nube o lo puedo sincronizar con un PC o Portátil y editarlo con el Office que tengo instalado en ese dispositivo.
  2. Sincronización de fotos y videos
    1. Las fotos y videos las tengo centralizadas en un PC y uso un software llamado Picasa.  Este software me sincroniza el contenido con Google+ Fotos el cuál comparte espacio con Google Drive pero tiene estas ventajas
      1. En fotos, si las sincronizo a una resolución estándar (el tamaño máximo es 2048 por la horizontal o vertical de la imagen), estas no ocupan espacio, quedan a una resolución de 3Mpx aproximadamente lo que me permiten verlas en excelente calidad desde mi móvil, tablet o hasta en el TV usando el Chromecast.
      2. En videos, si el video es calidad HD o inferior y dura menos de 15 minutos, no ocupa espacio en la nube.  Si es superior a HD o tiene una duración de más de 15 minutos si consume espacio en Google Drive.
    2. Las fotos que tomo con otros dispositivos no las subo de forma automática a la nube, sino que manualmente las paso al PC en una estructura de archivos que luego con Picasa manipulo y subo a Internet.
    3. La estructura de archivos de fotos y videos la respaldo en archivos zip con contraseña y partidos en paquetes de 100Mb (usando 7Zip) en un disco independiente del mismo PC.  Ese directorio de respaldos lo sincronizo con Box.  Por lo tanto en Box mantengo un respaldo encriptado de todas mis fotos y videos por si llego a tener algún percance con el PC
  3. Sincronización de música (archivos mp3)
    1. Google ofrece un servicio adicional y que no he mencionado llamado Play Music, ingresando por Web, se puede crear una cuenta y una vez creada, da la posibilidad de subir 20.000 canciones (o archivos MP3) a esa nube sin consumir espacio. Más detalles
    2. Desde ahí se pueden descargar las canciones en su formato original si hay un daño en el PC
    3. La música la puedo escuchar por Web en Streaming desde la página de Play Music o en la aplicación Play Music que puedo instalar en el móvil o en el tablet (sirve para Android e iOs)
    4. La música la puedo enviar a parlantes sonos o al chromecast conectado al TV de forma inalámbrica
  4. Demás tipo de archivos
    1. Los subo directamente a Google Drive

En resumen, Google Drive es mi almacenamiento predeterminado, la mayoría de información la tengo en este servicio y casi toda no me consume espacio por que aprovecho las características que me ofrece este servicio para ahorrar espacio.

Los archivos de Office que necesariamente los debo editar en Office, los subo a OneDrive ya que ahí tengo Office Web que me permite acceder a Word, Excel y Power Point de forma nativa como si fuera el mismo Office que tengo en el PC.

Los respaldos los subo encriptados a Box que es dónde tengo más espacio disponible (50Gb en total)


Cuidado con la autenticación de 2 pasos
Cómo decía en la sección de seguridad en la nube, esto es algo indispensable, pues la autenticación en 2 pasos requiere que fuera del usuario y contraseña, se deba proporcionar un código adicional para poder iniciar sesión.

Para el caso de Box, ellos piden registrar un número móvil al cuál enviarán un mensaje SMS con un código que se debe digitar para iniciar sesión.  Así, si la cuenta es vulnerada y la contraseña la tiene una persona malintencionada, tendría que interceptar nuestro móvil para capturar el mensaje SMS y poder iniciar sesión.

Para el caso de Google Drive, existe una forma mucho más segura y fácil de usar, y es la autenticación de 2 pasos de Google, esa es una de las razones por la que prefiero usar su nube y sus servicios, pues me brindan mayor seguridad.  En este post están los detalles de la autenticación de 2 pasos para las cuentas de Google.